Personopplysninger

Hva som konkret vil være å regne som en personopplysning vil ofte måtte avgjøres i det enkelte tilfellet, men det er tale om både opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

At man har et personvern betyr ikke nødvendigvis at ens personlige opplysninger ikke kan gjøres kjent for andre. Spørsmålet knytter seg mer til hvordan personopplysningene skal behandles.

I arbeidsforhold kan det være utallige situasjoner hvor spørsmålet om personvern gjør seg gjeldende. Enkelte typetilfeller kan være bruk av bilder og opplysninger av ansatte på intra- eller Internett, innsyn i ansattes e-post eller datafiler, og bruk av personalmapper.

Når det gjelder portrettbilder av ansatte på intra- eller Internett må arbeidsgiver be om samtykke før bildene eller andre opplysninger publiseres. Såkalte situasjonsbilder, for eksempel bilder fra julebordet, kan imidlertid i utgangspunktet legges ut på bedriftens intranett uten samtykke fra de ansatte. Men dersom den/ de ansatte ønsker bildet fjernet, så må arbeidsgiver etterkomme dette.

Hva angår spørsmålet om innsyn i den ansattes e-post eller private datafiler, er hovedregelen at arbeidsgiver ikke har innsynsrett. Men det finnes flere unntak.

Ett unntak gjelder når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften. Det må alltid foretas en konkret vurdering, men et eksempel kan være ved arbeidstakers fravær hvis det er god grunn til å tro at det er kommet virksomhetsrelaterte meldinger i e-postkassen som arbeidsgiveren trenger av driftshensyn. Også når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten, vil arbeidsgiveren kunne ha adgang til å gjennomsøke, åpne eller lese e-posten til den ansatte.

Videre vil arbeidsgiver kunne ha innsynsrett ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet. Et eksempel kan være at den ansatte bedriver ulovlig fildeling eller laster ned barnepornografisk materiale. Også hvis arbeidsgiver har begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed, vil innsyn være lovlig. Utover mistanke om straffbare forhold kan det her dreie seg om for eksempel mistanke om at e-postkassen brukes til trakassering av kolleger.

Dersom arbeidsgiveren mener at vilkårene for innsyn i e-post er oppfylt, må visse prosedyrer følges. Blant annet skal den ansatte varsles om innsynet.

Når det gjelder personalmapper vil disse ofte inneholde opplysninger av svært personlig karakter (såkalte sensitive personopplysninger). Dette betyr at både arbeidsgiver, ansatte og tillitsvalgte må ha et bevisst forhold til hvilke opplysninger som lagres, til hvilke formål de lagres og hvor lenge de lagres. Innholdet skal kun være tilgjengelig for en meget begrenset krets av personer og skal være beskyttet mot uautorisert innsyn.

Vi bistår klienter over hele landet.