Nedbemanning: [Guide] for prosessen

I motsetning til enkeltoppsigelser, som gjerne har sin årsak i arbeidstakers forhold, skyldes oppsigelser ved nedbemanning alltid virksomhetens forhold. Som regel er det svak økonomi som gjør det nødvendig med nedbemanning.

Det stilles flere krav til arbeidsgiver for at nedbemanningsprosessen skal være lovlig. Som for alle typer oppsigelser må det foreligge saklig grunn.

Nedbemanning og omorganisering kan være utfordrende, både for arbeidsgiver og arbeidstaker. Vi anbefaler derfor at arbeidsgiver i en tidlig fase søker advokatbistand slik at prosessen skjer i samsvar med gjeldende regelverk, og gjennomføres på en mest mulig hensiktsmessig og effektiv måte. Dette vil øke sannsynligheten for at virksomheten oppnår de ønskede økonomiske og forretningsmessige målene med nedbemanningen.

• Les mer om: Oppsigelse: Alt du trenger å vite

Bedrifter som står overfor en mulig nedbemanningsprosess bør så tidlig som mulig gjøre en helhetlig vurdering av virksomhetens situasjon og behovet for nedbemanning.

Før man setter i gang med en nedbemanningsprosess bør selskapet ha vurdert følgende:

• Varig eller midlertidig økonomisk nedgang?
• Konsekvensene for ansatte og arbeidsmiljø vs. virksomhetens behov for å øke lønnsomheten
• Risiko for uønsket turnover som følge av prosessen
• Finnes det alternative måter å kutte kostnader eller øke lønnsomheten på?

Hvilke andre tiltak selskapet har vurdert og foretatt forut for en nedbemanningsprosess er ikke bare viktig, men også nødvendig for saklighetsvurderingen. Dersom kostnadskutt kunne vært gjort ved andre tiltak enn nedbemanning, skal det mer til for at det foreligge saklig grunn for oppsigelse. En konstruert nedbemanningsprosess for å få ut en eller flere bestemte arbeidstakere vil ikke være holdbart.

• Se på: [Video] Nedbemanning forklart

En virksomhet som går med underskudd og står i fare for å måtte legge ned driften, vil normalt ha saklig grunn for å kunne gjennomføre en nedbemanningsprosess. I saklighetskravet ligger det imidlertid også et krav til selve utvelgelsen: Hvem av de ansatte skal sies opp?

For øvrig nevnes at aksjeselskaper, gjennom sin lovfestede plikt til å sørge for en forsvarlig drift, kan være nødt til å beslutte rasjonaliseringstiltak. Et slikt tiltak vil nettopp kunne være å nedbemanne.

For å vurdere hvem som skal sies opp må selskapet først definere utgangskretsen og velge utvelgelseskriterier.

Hovedregelen er at hele virksomheten er utvalgskrets. Dersom arbeidsgiver ønsker å begrense antall berørte arbeidstakere til deler av virksomheten, må det foreligge saklig grunn. Et eksempel kan være om en bedrift har flere filialer/avdelinger og har vedtatt å nedlegge den ene filialen, og kun ønsker å begrense utvalgskretsen til dette avdelingskontoret.

Utvelgelseskriteriene må også være saklige i den forstand at selskapet f.eks. ikke kan sette kjønn, religion e.l. andre diskriminerende forhold som kriterier ved utvelgelsen.

De vanligste utvelgelseskriteriene er:

• Ansiennitet
• Kompetanse (formell og/eller reell)
• Personlig egnethet/personlige kvalifikasjoner
• Sosiale forhold som f.eks. alder, helse, økonomiske forpliktelser, forsørgeransvar osv.

Utvelgelseskriteriene vil kunne ha ulik betydning og vekt avhengig av hvilken yrkesgruppe de ansatte tilhører, og eventuelt hvilke tariffavtaler de er bundet av.

I en evt. rettsak, har domstolene adgang til å etterprøve om utvelgelseskriteriene som ble valgt i en nedbemanningsprosess var saklige og om de ble fulgt. Rettspraksis viser at oppsigelser på grunn av nedbemanning fort kan anses som ulovlige dersom arbeidsgiver ikke kan dokumentere at de har foretatt en bred vurdering og at saksbehandlingen har vært ryddig.

• Les mer om: Hvilken rolle spiller ansiennitet og andre utvelgelseskriterier?

I henhold til arbeidsmiljøloven § 15-7 annet ledd vil en oppsigelse ikke være saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har annet passende arbeid å tilby. Det innebærer at arbeidsgiver har et lovpålagt plikt til å tilby arbeidstakerne annet passende arbeid i virksomheten.

Med annet passende arbeid menes andre ledige stillinger i virksomheten som arbeidstakeren anses kvalifisert for. Arbeidsgiver har ikke en plikt til å konstruere opp en ny stilling eller tilby en stilling som arbeidstakeren ikke er kvalifisert for. Det betyr at arbeidsgiver kan være forpliktet til å tilby arbeidstakeren en lavere stilling eller en stilling som kan anses som en forfremmelse, forutsatt at den ansatte er kvalifisert for stillingen. Det avgjørende er at arbeidstakeren klarer å gjøre jobben på en rimelig god måte, selv om det kanskje finnes andre som er bedre egnet til stillingen. Arbeidsgiver må foreta en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle.

• Les mer om: Arbeidsmiljøloven
• Les mer om: Arbeidsmiljøloven § 15-7: Vern mot usaklig oppsigelse

Ved vurderingen om det foreligger saklig grunn til oppsigelse skal arbeidsgiver foreta en interesseavveining av virksomhetens behov for nedbemanning og ulempene oppsigelse vil innebære for arbeidstaker.

For å sikre en ryddig nedbemanningsprosess, må arbeidsgiver også følge de alminnelige oppsigelsesreglene i arbeidsmiljøloven, bl.a. avholde drøftelsesmøte og gi formriktig oppsigelsesbrev.

Videre bør de ansatte, representert ved tillitsvalgte, så tidlig som mulig bli gjort kjent med situasjonen, samt gis muligheten til å komme med innspill. Ledelsen bør drøfte både grunnlaget for nedbemanningen, utvalgskretsen og utvelgelseskriteriene (herunder evt. vektingen av disse) med tillitsvalgte, forut for iverksettelse av nedbemanningsprosessen.

I de prosessene hvor tillitsvalgte har vært involvert i utvelgelsesprosessen, står arbeidsgiver mye sterkere ved en eventuell rettslig etterprøving.

For selskaper som ikke har tillitsvalgte, kan selskapet velge å benytte verneombudet eller oppfordre de ansatte til å velge en eller flere ansattrepresentanter som kan tiltre rollen som tillitsvalgte i den konkrete nedbemanningsprosessen.

Dersom bedriften ser for seg en nedbemanning på flere enn ti personer gjelder det strengere saksbehandlingsregler. Se lovens egne regler for masseoppsigelser, hvor det blant annet er at absolutt krav for arbeidsgiver om å involvere tillitsvalgte i forkant av prosessen.

• Les mer om: Masseoppsigelser

Forut for oppsigelse, må arbeidsgiver ("så langt det er praktisk mulig") avholde individuelle drøftelsesmøter med de ansatte som står i fare for å bli sagt opp.

Formålet med drøftelsesmøte er først og fremst å drøfte grunnlaget for en eventuell oppsigelse. I nedbemanningsprosesser vil arbeidsgiver typisk forklare bakgrunnen og begrunnelsen for prosessen, hvilken utvelgelseskrets som har blitt lagt til grunn og hvilke utvelgelseskriterier man har basert seg på. Eventuelle kollektive drøftelser man har hatt med tillitsvalgte og lignende bør også redegjøres for.

Det er vanlig under drøftelsesmøte å drøfte om arbeidsgiver har annet passende arbeid å tilby og spørre om arbeidstaker eventuelt ønsker den eventuelle ledige stillingen som arbeidsgiver har å tilby.

Det er viktig at arbeidstakeren gis anledning til å komme med sine synspunkter på det faktum og de vurderinger som arbeidsgiver baserer seg på. Arbeidstakeren bør også oppfordres til å fortelle om særlige forhold som gjør at en oppsigelse vil kunne ramme unormalt hardt, eksempelvis forsørgelsesbyrde, sykdom eller lignende.

Arbeidstaker har rett til å ha med tillitsvalgte eller en annen rådgiver. Vi anbefaler at arbeidsgiver opplyser om dette i innkallingen slik at arbeidstaker kan komme forberedt.

• Les mer om: Drøftelsesmøte

Når arbeidsgiver har tatt endelig avgjørelse om oppsigelse må arbeidsgiver sørge for at oppsigelsesbrevene er formriktige. Det er strenge krav til hva et oppsigelsesbrev skal inneholde og hvordan det skal leveres. Virkningen av formfeil ved oppsigelse kan være at oppsigelsen blir kjent ugyldig, jf. arbeidsmiljøloven § 15-5. Er det formfeil ved oppsigelsen eller oppsigelsen er mangelfull, kan arbeidstaker i noen tilfeller kreve erstatning fra arbeidsgiver. Å rette opp feil i ettertid kan derfor fort bli dyrt for arbeidsgiver.

Selv om arbeidsgiver gjør alt riktig, er det alltid en mulighet for at en eller flere arbeidstakere velger å bestride oppsigelsens saklighet. Dette gjøres først og fremst ved å kreve forhandlingsmøte med arbeidsgiver.

Hovedformålet med et forhandlingsmøte er å drøfte situasjonen og komme frem til en minnelig løsning mellom partene. I praksis ender dette ofte i en sluttavtale.

Selv om ikke arbeidstaker har noen rettslig krav på å motta sluttpakke ved saklige begrunnet oppsigelse, kan sluttpakke benyttes som løsningsmekanisme fremfor en rettslig prosess for domstolene. Dette vil særlig være aktuelt i tilfeller hvor arbeidsgiver er usikker på om oppsigelsen er saklig eller der det er begått feil i prosessen. Med en sluttpakke avtaler partene normalt at arbeidsforholdet skal opphøre mot at den ansatte fritas for arbeidsplikt i oppsigelsestiden og/eller mottar en kompensasjon som ofte beregnes ut fra arbeidstakers månedslønn. Det kan være en fordel for arbeidsgiver å velge denne løsningen, da arbeidsgiver kan få full oversikt og økonomisk kontroll over situasjonen.

Innholdet i en sluttpakke vil variere ut fra;

• hvilken stilling den ansatte hadde
• ansiennitet i virksomheten
• arbeidsgivers økonomiske situasjon
• Om det er grunn til å anta at det foreligger mangler ved oppsigelsesgrunnlaget

Hvis partene ikke kommer til enighet i et forhandlingsmøte, vil neste steg for en ansatt være å bringe saken inn for domstolene.

En arbeidstaker som er fast ansatt vil som hovedregel kunne kreve å stå i stilling inntil det foreligger dom i saken. Tidsrommet fra oppsigelse til dom kan variere, men det er ikke uvanlig at det kan ta 6 - 9 måneder. Arbeidsgivere bør være og er ofte oppmerksomme på at en slik situasjon ikke bare er krevende for partene, men også for øvrige kollegaer. Det er en av årsakene til at mange virksomheter velger å betale seg ut av konflikten i form av sluttpakker.

Dersom domstolen kommer frem til at oppsigelsen var usaklig, vil arbeidsforholdet i utgangspunktet fortsette som normalt. I praksis skjer dette imidlertid sjelden.

• Les mer om: Sluttpakker

Er du arbeidsgiver? Slik bistår vi deg:

• Vurdering om selskapet har grunnlag for nedbemanning
• Bistand i nedbemanningsprosessens saksbehandling
• Bistand i forbindelse med gjennomføringen av drøftelses- og/eller forhandlingsmøter
• Dialog og forhandlinger med arbeidstaker
• Bruk av sluttavtaler
• Bistand i forbindelse med rettslig prosess i domstolen

Er du arbeidstaker? Slik bistår vi deg:

• Vurdering av oppsigelsens grunnlag
• Bistand i forbindelse med drøftelses- og/eller forhandlingsmøte
• Dialog og forhandlinger med arbeidsgiver
• Bistand i forbindelse med rettslig prosess i domstolen

Vi bistår klienter over hele landet.