Varsling og varslingsrutiner – Arbeidsmiljølovens regler

Arbeidsmiljøloven har egne regler om varsling. Alle ansatte har rett og krav på å kunne si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.  

Arbeidsmiljølovens regler om varsling gjelder for et bredt spekter av saker, som for eksempel:  

• brudd på rettsregler, 
• brudd på skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller 
• brudd på etiske normer, som det er bred tilslutning til i samfunnet 

Mange assosierer varsling med seksuell trakassering, mobbing eller annet som har med arbeidsmiljøet å gjøre. Men varsling omfatter mye mer. For eksempel brudd på HMS-regler, som kan medføre fare for liv, helse, miljø og/eller klima, myndighetsmisbruk eller brudd på personopplysningssikkerheten. 

Ved å bruke en ekstern varslingstjeneste, sikrer arbeidsgiver habiliteten til den eller de som mottar varselet.  

Det kan også sikre en bedre vurdering av varselet som har kommet inn. For eksempel om forholdet er omfattet av arbeidsmiljølovens regler om varsling eller ikke. 

Videre kan det bidra til å skape en tillit hos de ansatte, som er av betydning for selskapets omdømme. 

Vi tilbyr følgende tjenester for å sikre intern kontroll: 

• Hjelp til å etablere, drifte og administrere en brukervennlig varslingstjeneste 
• Gjennomgang og utarbeidelse av varslingsrutiner 
• Tilpasse allerede eksisterende varslingsrutiner i henhold til de nye reglene 
• Være virksomhetens kontaktperson ved varsling og følge opp varsler 
• Bistå med granksningsarbeid 
• Gjennomføre selskapskontroll, med innslag av gransking 
• Utrede sak som er mottatt som et varsel 
• Undersøke om det objektivt sett foreligger regelbrudd 
• Å vurdere hvilke tiltak som kan bidra til å forhindre uheldige forhold i fremtiden 
• Å holde kurs for bedriften om varsling 

Alle virksomheter med fem ansatte eller flere, plikter å ha varslingsrutiner. 

Varslingsreglene skal sikre at virksomhetene har klare rutiner. Formålet er å sørge for bedre og raskere behandling av varsler, samt å medvirke til at kritikkverdige forhold opphører på et tidlig stadium. 

Er du usikker på om selskapet ditt har varslingsrutiner på plass eller om varslingsrutinene er gode nok? Da er dette en god anledning til å evaluere varslingsrutinene med en ekstern advokat. Inkluder også de ansatte og eventuelt tillitsvalgte. 

Varsling er et godt instrument for å forebygge, samt avdekke og opphøre lovbrudd, korrupsjon eller annen uakseptabel adferd. Det er derfor i selskapets interesse å motta informasjon, som gir mulighet til å undersøke og avdekke eventuelle lovbrudd eller uakseptabel adferd. 

Formålet med varslingsreglene er å legge til rette for at flere varsler, da det blir ansett å være et samfunnsgode at arbeidstakere som opplever kritikkverdige forhold på jobben varsler. 

Varslingsreglene gir arbeidsgiver en aktivitetsplikt ved mottak av et varsel. Det betyr at arbeidsgiver ikke kan forholde seg passiv hvis det blir mottatt et varsel om kritikkverdige forhold i selskapet. Med gode varslingsrutiner og et godt saksbehandlingssystem, vil selskapet være bedre rustet til å ta imot og håndtere innkommende varslingssaker. 

Les mer om: Etiske retningslinjer og korrupsjon

Hovedregelen er at alle har ytringsfrihet. Dette er en rettighet som står sterkt, og som er forankret i Grunnloven. 

Reglene om varsling er en "videreutvikling" av ytringsfriheten. Da alle har ytringsfrihet, følger retten til å varsle av dette utgangspunktet. Arbeidsmiljøloven setter likevel noen begrensninger for hvor langt en ansatt kan gå når det skal varsles om noe.

Arbeidsmiljøloven gir beskyttelse til varslere, når det blir varslet om «kritikkverdige forhold».  

Hva som menes med kritikkverdige forhold følger av arbeidsmiljølovens regler. Begrepet «kritikkverdige forhold» er definert som:  

«forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet …» 

Eksempler på kritikkverdige forholde kan være korrupsjon, økonomisk kriminalitet, myndighetsmisbruk, uforsvarlig arbeidsmiljø eller brudd på personopplysningssikkerheten mv. 

Ikke alle ytringer regnes som kritikkverdige forhold. Det betyr at ikke alle ytringer gir en som varsler det samme vernet som når det blir varslet om et kritikkverdig forhold.  

Eksempler på ytringer, som i utgangspunktet ikke regnes som varsling etter arbeidsmiljølovens regler, er forhold som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold, som misnøye med egen lønn, stilling, arbeidstid ol. 

Det kan være vanskelig å vurdere om en ytring er omfattet av reglene om varsling eller ikke. For de selskapene som har varslingstjeneste gjennom et advokatselskap, kan advokaten ta førstegangsvurderingen om et innkommet varsel bør undersøkes etter varslingsreglene eller om varselet kan avsluttes uten videre undersøkelser. 

Både arbeidstakere og innleide arbeidstaker, har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i arbeidsgivers eller innleierens virksomhet. 

EU vedtok i 2019 et Varslingsdirektiv, som utvider kretsen ytterligere til blant annet å omfatte: 

• jobbsøkere, 
• tidligere ansate, 
• aksjonærer, 
• selvstendige oppdragstakere og 
• personer som jobber hos underleverandører eller ander kontraktsparter 

Vernet mot gjengjeldelse er også utvidet til å omfatte personer med nær tilknytning til varsleren. For eksempel varslerens kolleger, familie, venner, juridiske enheter som varsleren eier eller jobber for mv. 

EUs Varslingsdirektiv ble vedtatt av EU i oktober 2019.  

Varslingsdirektivet er til behandling hos Justis- og beredskapsdepartementet, som arbeider med å vurdere om og hvordan Varslingsdirektivet skal gjennomføres i norsk rett.  

Vår vurdering er at direktivet sannsynligvis blir gjennomført som norsk lov.  

For norske selskaper betyr dette at man må gjennomgå varslingsrutinene og sjekke at de er i tråd med regelverket, som sannsynligvis vil bli en del av norsk rett. Dette gjelder særlig krav til hvem som kan varsle, frister for saksbehandling og krav til taushetsplikt, anonymitet og konfidensialitet. 

Codex tilbyr en digital varslingstjeneste, som hjelper norske selskaper å overholde EU-reglene i henhold til Varslingsdirektivet. 

Det følger av arbeidsmiljølovens regler at arbeidstakers varsling må være forsvarlig. 

Et varsel vil være forsvarlig, dersom arbeidstaker:  

• Varsler internt til arbeidsgiver eller en representant for arbeidsgiver, 
• Varsler i samsvar med virksomhetens rutiner for varsling, 
• Varsler i samsvar med varslingsplikt, eller 
• Varsler via verneombud, tillitsvalgt eller advokat. 

Det er også forsvarlig dersom arbeidstaker varsler eksternt til en offentlig tilsynsmyndighet eller en annen offentlig myndighet. 

Et eksternt varsel til media eller offentligheten for øvrig er også forsvarlig, dersom: 

• Arbeidstaker er i aktsom god tro om innholdet i varselet, 
• varselet gjelder kritikkverdige forhold som har allmenn interesse og 
• arbeidstaker først har varslet internt, eller har grunn til å tro at intern varsling ikke vil være hensiktsmessig. 

Arbeidstakere har rett til å varsle anonymt.  

Anonyme varsler gjør det ofte vanskelig for arbeidsgiver å undersøke varselet tilstrekkelig. Gode varslingssystemer bidrar til at arbeidsgiver kan håndtere og undersøke anonyme varsler på en bedre og enklere måte.  

Med Codex Varslingstjeneste er det mulig for arbeidsgiver å ta imot anonyme varsler, som er helt sikre og krypterte. Det er også mulig å kommunisere anonymt med varsleren gjennom varslingsplattformen. Dette sikrer arbeidsgiver bedre tilgang til informasjon og dokumentasjon når et varsel skal undersøkes. Samtidig sikrer arbeidsgiver at de ansattes personvern blir varetatt. 

Arbeidsgiver plikter å sørge for at varselet blir tilstrekkelig undersøkt, innen rimelig tid. 

Hva som menes med rimelig tid er ikke nærmere klarlagt av lovgiver. Dette må vurderes konkret for hvert enkelt varsel. 

Hvor omfattende arbeidsgivers undersøkelsesplikt er, er avhengig av innholdet i varselet. 

Ofte kan det være lurt å rådføre seg med fagpersoner, slik som advokat, før man igangsetter undersøkelser. 

Når et varsel blir mottatt, kan det undersøkes ved gransking. 

En gransking kan for eksempel være: 

• Innhenting og undersøkelse av dokumentasjon på, og drøftelse av, om det foreligger mulige forsømmelser på et overordnet nivå, som retter kritikk mot den aktuelle virksomheten. 
• Skaffe materiale som gjør arbeidsgiver i stand til å vurdere om ansvarsnormer er brutt. 
• Gjennomføre selskapskontroll, med innslag av gransking. 
• Utrede sak som er mottatt som et varsel. 
• Innsamling av fakta. 
• Undersøke om det objektivt sett foreligger regelbrudd. 
• Vurdere hvilke tiltak som kan bidra til å forhindre uheldige forhold i fremtiden. 

Undersøkelse av et varsel bør alltid avsluttes med en skriftlig vurdering og konklusjon.  

Ved ekstern gransking avsluttes det vanligvis med en skriftlig rapport. 

Granskningsrapporten bør inneholde: 

• en beskrivelse av saksforholdet, 
• en vurdering av saksforholdet sett i lys av oppdragsgivers mandat, samt 
• en konklusjon og anbefaling av eventuelle tiltak 

Det er ikke lov å gjengjelde mot en arbeidstaker som varsler i samsvar med reglene i arbeidsmiljøloven kapittel 2 A. 

Eksempler på hva som kan være gjengjeldelse (ikke uttømmende): 

• trusler,  
• trakassering,  
• usaklig forskjellsbehandling, 
• advarsel,  
• endring i arbeidsoppgaver, 
• degradering, 
• oppsigelse eller  
• avskjed 

Brudd på reglene kan medføre at arbeidstaker har krav på oppreisning og erstatning.  

Det er viktig at arbeidsgiver sørger for at arbeidstaker som varsler, ikke utsettes for noen form for gjengjeldelse.

Les mer om: Varslingsrutiner: Slik sikrer du korrekt saksbehandling

Vi bistår klienter over hele landet.